Chuyển đổi Hoá đơn điện tử – Những điều cần biết?

Hiện nay, theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (“Nghị định 123”), Thông tư số 78/2021/TT-BTC  (“Thông tư 78”) và một số Công văn hướng dẫn của Tổng cục thuế như Công văn số 0847/BTC-TCT ngày 20/9/2021, kể từ tháng 11/2021-31/3/2022 sẽ triển khai đồng bộ và hoàn thành chuyển đổi Hoá đơn điện tử (“HĐĐT”) đối với 06 tỉnh/thành phố (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định), các tỉnh/thành phố còn lại sẽ hoàn tất vào ngày 30/6/2022. Liên quan đến lộ trình chuyển đổi HĐĐT, Doanh nghiệp nên lưu ý các nội dung sau:

1. Thời điểm chính thức áp dụng HĐĐT theo Nghị định 123 và Thông tư 78

HĐĐT áp dụng theo Nghị định 123 và Thông tư số 78 kể từ ngày 01/7/2022 (Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 78). Vì vậy, các Doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng hoá đơn giấy, phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện hoạt động kinh doanh và xuất hóa đơn bình thường như hiện tại.

Đối với các Doanh nghiệp nhận được thông báo đủ điều kiện chuyển đổi HĐĐT từ cơ quan thuế trước ngày 30/6/2022 thì cần tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.

2. Hình thức HĐĐT áp dụng (có/không có mã của cơ quan thuế)

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Ngoại trừ các Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (gồm Doanh nghiệp lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thuỷ,…) thì toàn bộ Doanh nghiệp còn lại sử dụng Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

3. Thủ tục chuyển đổi HĐĐT theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Bước 1. Khi nhận được thông báo đủ điều kiện chuyển đổi HĐĐT từ cơ quan thuế, Doanh nghiệp tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT và gửi cơ quan thuế qua Tổ chức cung cấp phần mềm HĐĐT (hiện tại danh sách tổ chức cung cấp phần mềm HĐĐT được cập nhật liên tục tại trang Web của Tổng cục thuế gdt.gov.vn)

Bước 2. Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận/từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp 1: Chuyển đổi thành công (Khi nhận được Thông báo về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT của cơ quan thuế), Quý Doanh nghiệp thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định và tuân thủ theo các quy định của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123, Thông tư 78. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Khi nhận được Thông báo về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT của cơ quan thuế), Quý doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123 (nếu có).

Trường hợp 2: Chuyển đổi không thành công (Khi nhận được Thông báo từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT của cơ quan thuế) thì Doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo Bước 1.